De fleste jobopslag starter med kravene. Fem års erfaring, en bestemt uddannelse, kendskab til de rigtige systemer. Men kravene er det sidste, man skal fastlægge, ikke det første. Før man kan sige, hvad en kandidat skal kunne, skal man vide, hvad rollen er til for.
Uden det bliver kravene gætværk. De kopieres fra det gamle opslag eller fra en, man kender, der har en lignende titel. Så leder man efter en, der ligner den forrige, i stedet for en, der løser opgaven.
Jobprofilen er en matrix
En god jobprofil er ikke en løs beskrivelse. Den er en lille matrix, der binder fire ting sammen: formålet, resultaterne, ansvaret og kompetencerne. Man læser den fra venstre mod højre. Og hvert led følger af det foregående.
Yderst til venstre står formålet: hvorfor findes rollen overhovedet? Én sætning er nok. Ud af formålet kommer nogle få resultater, som rollen skal skabe. Under hvert resultat står de ansvarsområder, der leverer det. Ét resultat kan have flere ansvarsområder. Bag hvert ansvar står de kompetencer, det kræver, hver med et niveau. Ét ansvarsområde kan kræve flere kompetencer. Kravene er enden på den kæde, ikke begyndelsen.
Styrken ved matrixen er, at intet hænger i luften. Et krav, der ikke kan spores tilbage til et ansvar, et resultat og et formål, hører ikke hjemme i profilen. Kan man ikke sige, hvilket resultat en kompetence tjener, er den nok ikke et krav.
Resultater, ikke opgaver
Det vigtigste led er resultaterne. Et resultat er ikke en opgave. En opgave er noget, man laver. Et resultat er noget, der er skabt, når opgaven er lavet godt.
Tag en butik, der ansætter en til at stå for lageret. Opgaven er at bestille varer og tælle op. Resultatet er, at der aldrig mangler en vare på hylden, og at der ikke står penge bundet i et overfyldt lager. Beskriver man resultatet, ved både ansøgeren og lederen, hvad der skal lykkes.
Ansvaret skrives som verber, ikke som en titel. Rollen leder, sikrer, styrer, oplærer, reducerer. Verber tvinger en til at sige, hvad rollen gør, ikke bare hvad den hedder. Og de gør det let at koble hvert ansvar til det resultat, det skal levere.
Kompetencer med et niveau
Bag hvert ansvar ligger en eller to kompetencer. En kompetence er en evne, rollen kræver, beskrevet som noget, man kan se en gøre. Ikke “god til mennesker”, men “kan lede et lille hold gennem en travl dag”. En kompetence, man ikke kan beskrive som konkret adfærd, er svær at vurdere bagefter.
Sæt et niveau på hver kompetence. Det er den samme skala fra 0 til 4 som i resten af udvælgelsen. Nul er ingen viden, to er at kunne bruge det i praksis, fire er at kunne lære det fra sig. Niveauet siger, hvor godt man skal kunne det, ikke bare at man skal kunne det. En kaffevogn har brug for niveau 2. En rolle, der også oplærer, kræver niveau 4. Skalaen er den samme, som kompetenceniveauer bygger på, og den bruges igen, når kandidaterne senere placeres på den.
To slags krav
Kravene deler sig i to slags, som ikke skal blandes sammen. Kompetencerne er den ene slags, de bløde, det man på engelsk kalder soft skills. De er adfærd og måles på et niveau. De står i matrixen, bag hvert ansvar. Den anden slags er de faglige krav, de hårde, altså hard skills. Det er fakta som erfaring, uddannelse, certifikater eller sprog. Dem holder man for sig selv, i en kort liste ved siden af matrixen.
De faglige krav deler sig igen i skal og kan. Skal-krav er dem, jobbet falder uden. Kan-krav er dem, der bare gør en god kandidat bedre. Vær nærig med skal-kravene. Hvert eneste skal-krav sorterer nogen fra, så et krav for meget kan koste den rigtige kandidat.
Hent skabelonen og se et eksempel
Skabelonen er matrixen sat op, klar til at udfylde, med en separat blok til de faglige krav. Skriv formålet først, så resultaterne, så ansvaret og til sidst kompetencerne med et niveau.
Hent jobprofil-skabelonen (Word)
Herunder er et gennemskrevet eksempel. En café søger en daglig leder, og profilen er bygget som en matrix fra formål til krav.
| Formål | Resultat | Ansvar (verber) | Kompetence · niveau |
|---|---|---|---|
| At få caféen til at løbe rundt, så gæsterne kommer igen | Gæsterne kommer igen | Sikrer god kaffe hver gang, leder servicen | Holder overblik i pres · 3 |
| Caféen giver overskud | Styrer bestillinger, lager og budget | Planlægger og prioriterer · 3 | |
| Teamet bliver | Lægger vagtplanen, oplærer nye, giver feedback | Leder et lille hold · 2 |
Ved siden af matrixen står de faglige krav. Skal-krav er erfaring fra café eller restauration og at kunne stå for en vagt alene. Kan-krav er latte art, sprog til turisterne og kendskab til kassesystemet.
Kort sagt
Jobprofilen er en matrix, ikke en løs beskrivelse. Den binder formål, resultater, ansvar og kompetencer sammen, læst fra venstre mod højre. Begynd ved formålet. Udled resultaterne, ansvaret som verber og de kompetencer, ansvaret kræver. Sæt et niveau fra 0 til 4 på hver kompetence. Hold de faglige krav for sig, delt i skal og kan. Kravene er enden på kæden, ikke starten. Hent skabelonen og byg profilen op felt for felt.