Når et projekt skal have et budget, står du med det samme problem som ved tidsplanen: du ved ikke præcist, hvad hver post kommer til at koste. Successiv kalkulation er en skandinavisk metode, udviklet i den danske projekttradition, som håndterer netop den usikkerhed på omkostningerne. Den bygger på samme grundidé som trepunktsestimering, men den tilføjer noget vigtigt: en systematisk måde at bruge sine kræfter på de rigtige steder. I stedet for at forfine alle poster lige meget bruger du tid der, hvor usikkerheden er størst, og lader resten stå.
Tre skøn per post
Ligesom ved tid giver du tre skøn for hver omkostningspost. Det optimistiske skøn (o) er prisen, hvis alt går billigt og glat. Det mest sandsynlige (m) er dit realistiske bud. Det pessimistiske (p) er prisen, hvis noget bliver dyrere end ventet. Ud af de tre beregner du en middelværdi og et mål for usikkerheden. Den successive metode vægter dog skønnene lidt anderledes end PERT:
Forventet omkostning = (o + 3m + p) / 5
Her vejer det mest sandsynlige skøn tre gange, og der divideres med summen af vægtene, altså 1 + 3 + 1 = 5. Variansen, som er kvadratet på spredningen, beregnes tilsvarende med 5 i nævneren:
Varians = ((p − o) / 5)²
Spredningen selv er kvadratroden af variansen, altså (p − o) / 5, og en usikkerhedsprocent kan udtrykkes som spredningen divideret med middelværdien. Tag et lille eksempel: en post har et optimistisk skøn på 10.000 kr., et mest sandsynligt på 20.000 kr. og et pessimistisk på 25.000 kr. Så bliver den forventede omkostning (10.000 + 60.000 + 25.000) / 5 = 19.000 kr., spredningen (25.000 − 10.000) / 5 = 3.000 kr., og usikkerheden knap 16 procent.
Forskellen fra PERT
Forskellen på de to vægtninger virker lille, men den er bevidst. PERT dividerer med 6, den successive metode med 5. Fordi det mest sandsynlige skøn vejer relativt mindre, og fordi der divideres med et mindre tal, bliver den beregnede varians større med den successive metode. Den er altså en tand mere forsigtig. Det passer godt til penge, hvor en overraskelse i den dyre ende gør ondt, mens PERT-vægtningen typisk bruges til tid.
De to metoder er beslægtede, ikke konkurrerende. Du kan roligt bruge PERT på varigheder og successiv kalkulation på kroner i det samme projekt, så længe du husker at holde formlerne adskilt og ikke bytter om på de to nævnere.
Det successive princip
Det, der virkelig adskiller successiv kalkulation, er ikke formlen, men fremgangsmåden. Du starter med at bryde totalen ned i poster, gerne med udgangspunkt i projektets arbejdsnedbrydning. For hver post laver du dine tre skøn og regner middelværdi og varians ud. Så finder du de poster, der har den største varians eller spredning, altså der hvor du er mest usikker, og netop dem bryder du videre ned i mindre dele og re-estimerer. Fordi hver delpost er lettere at overskue end den samlede post, bliver skønnene tættere på hinanden, og variansen falder. Trinene gentages: du forfiner igen den post, der nu bidrager mest til usikkerheden, indtil det ikke længere kan betale sig.
Pointen er, at usikkerheden på totalen snævres ind trin for trin, uden at du spilder tid på det, der allerede er sikkert nok. En post, du kender godt, behøver ikke mere arbejde, selv om beløbet er stort. Omvendt kan en lille, men meget usikker post være præcis det, der fortjener din opmærksomhed.
Et gennemregnet eksempel
Forestil dig budgettet for et endagsevent: en konference med foredrag, forplejning og teknik. Fem poster er estimeret med tre skøn hver, og forventet omkostning, spredning og varians er regnet ud. Tabellen er rangordnet efter spredning, så de mest usikre poster står øverst.
Den samlede forventede omkostning er summen af de fem middelværdier, altså 94.400 kr. Men den samlede spredning må du ikke finde ved at lægge de fem spredninger sammen; standardafvigelser kan aldrig summeres. I stedet lægger du varianserne sammen og tager kvadratroden: √(summen af varianserne) = √87,5 mio. ≈ 9.350 kr. Bemærk også, at du aldrig må regne videre på selve totalerne som var de ét enkelt skøn; totalen er en sum, ikke en ny post med sit eget o, m og p.
Hvor forfiningen betaler sig
Tabellen viser, at forplejning og lokaleleje bidrager med langt den største varians. Det er her, det kan betale sig at grave et spadestik dybere. Bryder du forplejningen ned i mad, drikkevarer og servering og estimerer hver del for sig, bliver skønnene skarpere, og postens varians falder. Gør du det samme med lokalelejen, snævres totalen yderligere ind.
Regner du delposterne igennem, kommer de tre skøn tættere på hinanden, og de to posters samlede varians falder fra 74,0 til godt 16 mio. Forplejningens forventede sum bliver 35.000 kr. og lokalelejens 23.000 kr., altså nøjagtig som før, men bygget på skarpere delskøn.
Resultatet er slående: ved kun at re-estimere de to mest usikre poster falder den samlede spredning fra omkring 9.350 til omkring 5.450 kr., altså mere end fyrre procent, mens den forventede total på 94.400 kr. står helt uændret. Det er hele idéen i metoden. Du gør ikke budgettet billigere ved at forfine det; du gør det mere sikkert. Og du opnår mest sikkerhed for din indsats ved konsekvent at rangordne efter usikkerhed frem for efter beløb.
Successiv kalkulation hænger tæt sammen med trepunktsestimering og hører hjemme i den bredere værktøjskasse af estimeringsmetoder. Når estimaterne er på plads, samles de i projektets projektbudget, der bliver grundlaget for den løbende økonomistyring.
Kort sagt
Successiv kalkulation estimerer omkostninger med tre skøn per post, hvor middelværdien er (o + 3m + p) / 5 og variansen ((p − o) / 5)². Til forskel fra PERT, der bruger 6 som nævner, er metoden lidt mere forsigtig og bruges til penge. Kernen er det successive princip: bryd totalen ned, find posterne med størst varians, og forfin netop dem først. Så snævres usikkerheden på totalen ind trin for trin, mens den forventede sum forbliver den samme. Husk at summere varianserne, aldrig spredningerne, og aldrig at regne videre på totalerne.