Et projekt har et livsforløb. Det starter som en løs idé, bliver undersøgt og planlagt, føres ud i livet og lukkes til sidst ordentligt ned. For at holde styr på det forløb deler vi projektet op i faser. En fase er et sammenhængende stykke af projektet med sit eget formål, sit eget arbejde og sin egen leverance. Når vi taler om faser, taler vi altså om projektets store kapitler, ikke om de enkelte opgaver inde i kapitlerne.
En almindelig og letforståelig opdeling har fire faser. Først en fase med idé og initiering, hvor vi afklarer behovet og formulerer, hvad projektet skal gøre godt for. Så en fase med analyse og planlægning, hvor vi undersøger, estimerer og lægger en plan. Derefter gennemførelse, hvor selve leverancen bliver bygget. Og til slut afslutning, hvor vi overdrager, evaluerer og lukker ned. Antallet af faser er ikke helligt, men rækkefølgen giver mening: man kan ikke bygge fornuftigt, før man har planlagt, og man kan ikke planlægge fornuftigt, før man ved, hvad man vil.
Portene mellem faserne
Det virkelig nyttige ligger ikke i selve faserne, men i det, der sker imellem dem. Mellem to faser lægger vi en beslutningsport, også kaldet en gate. En port er et bevidst stop, hvor nogen med mandat kigger på projektet og træffer en af tre beslutninger: go (fortsæt til næste fase), kill (stop projektet helt) eller omarbejd (gå tilbage og ret op, før vi går videre). Den samlede tankegang kaldes en stage-gate-model, fordi projektet skiftevis er i en fase (stage) og ved en port (gate).
Pointen med portene er, at man ikke bare skal glide videre. Uden porte har et projekt en tendens til at fortsætte af ren inerti: der er brugt penge, folk er engagerede, og ingen har lyst til at være den, der siger stop. Porten tvinger den samtale frem på et fast tidspunkt, hvor beslutningen stadig er billig at træffe. Ved hver port stiller man et enkelt, ærligt spørgsmål: giver det stadig mening at bruge flere penge på det her?
For at porten kan svare på det spørgsmål, skal fasen inden have produceret noget konkret at se på. Idéfasen leverer en kort beskrivelse, analysefasen leverer en plan og en business case, gennemførelsen leverer en færdig, testet løsning. Uden en leverance bliver portbeslutningen til ren synsning. Leverancen ved porten er ofte samtidig en milepæl i tidsplanen: et varighedsløst punkt, der markerer, at noget vigtigt er nået.
Hvorfor porte sparer penge
Et projekt bruger typisk flest penge sent i forløbet, mens usikkerheden er størst tidligt. Det er en ubehagelig kombination. Netop derfor er porte en økonomisk god idé: de giver os flere anledninger til at stoppe et dårligt projekt, før det når at bruge de dyre penge i gennemførelsen. Et projekt, der bliver dræbt ved den første port, har kun kostet en idébeskrivelse. Det samme projekt, der først bliver stoppet halvvejs inde i byggeriet, har kostet det hele.
Man kan se en portstyret portefølje som en tragt. Mange idéer kommer ind i den brede ende, og ved hver port siles nogle fra, fordi de ikke længere kan betale sig eller er blevet overhalet af virkeligheden. Kun de bedste når hele vejen igennem til en gennemført leverance. Det lyder hårdt at dræbe projekter, men det er sund fornuft: pengene, der ikke blev brugt på et håbløst projekt, kan bruges på et godt et.
Tag et opdigtet eksempel. Et lille softwarehold vil bygge en ny bestillingsfunktion til en webshop. Ved den første port er der kun en idé og et løst overslag, og porten siger go til at undersøge sagen nærmere. Ved den anden port ligger der en plan og en business case, der viser, at gevinsten er tvivlsom, fordi kunderne allerede bestiller fint på den gamle måde. Her er det billigt at sige kill. Havde der ikke været en port, var holdet nok bare gledet videre og havde brugt tre måneder på at bygge noget, ingen savnede.
Faser, milepæle og valg af model
Faser og milepæle hænger tæt sammen, men er ikke det samme. Faserne er de store kapitler, og portene mellem dem er nogle af projektets vigtigste milepæle. En god milepælsplan lægger derfor gerne en milepæl ved hver portovergang, så tidsplanen og beslutningsstrukturen passer sammen. Fasernes leverancer bliver på den måde de mærkepæle, projektet styres efter.
Det er værd at bemærke, at faser ikke er det samme som en bestemt projektmodel. Både en klassisk plandrevet model og en agil model kan bruge faser og porte. I en agil verden kan en port for eksempel ligge efter et antal iterationer og spørge, om det, holdet har lært, retfærdiggør at fortsætte. Porte er altså et styringsprincip, ikke en bestemt måde at arbejde på.
Portene er også et værn mod planlægningsparadokset: vi ved mindst i starten, hvor vi samtidig binder os mest. Ved bevidst kun at planlægge den næste fase i detaljer og lade de senere faser stå i overskrifter, undgår vi at love mere, end vi kan vide. Hver port bliver så stedet, hvor vi detaljerer den kommende fase, i takt med at usikkerheden falder.
Til sidst må man huske, at en port ikke kun handler om, hvorvidt leverancen er færdig, men om, hvorvidt gevinsten stadig er på vej. Et projekt kan sagtens levere præcis det, der var lovet, uden at skabe nogen værdi, hvis behovet er forsvundet undervejs. Den sidste fase, projektafslutningen, er derfor også en slags port: her lukker vi ordentligt ned, overdrager ansvaret og aftaler, hvordan gevinsten skal følges op bagefter.
Kort sagt
Et projekt lever gennem faser: idé, analyse, gennemførelse og afslutning. Mellem faserne ligger beslutningsporte, hvor man bevidst vælger go, kill eller omarbejd i stedet for bare at glide videre. Hver fase leverer noget konkret, som porten kan vurdere, og de fleste af de leverancer er samtidig milepæle. Porte sparer penge, fordi de standser dårlige projekter tidligt, mens de stadig er billige at stoppe. Faser og porte er et styringsprincip, der kan bruges i både en plandrevet og en agil model, og de holder os til at planlægge løbende, efterhånden som usikkerheden falder.