Et interviewforløb er ikke én samtale. Det er en tragt. Mange kandidater kommer ind foroven. Og kun én kommer ud forneden. Undervejs bliver feltet mindre for hvert trin. Det er meningen. Tragtens opgave er at sige nej, og at gøre det så tidligt og så billigt som muligt.
Tallene her er opdigtede. Men forholdet er realistisk. Fyrre ansøgninger bliver til otte telefoninterviews, fire til første interview, to til andet interview og til sidst ét tilbud. Springet fra fyrre til otte er det største. Det er også der, det er billigst at sortere fra. Derfor er den vigtigste regel enkel: sortér hårdest, hvor det koster mindst.
Sortér billigst muligt først
Det første trin er skrivebordsresearch. Man læser ansøgning og CV og frasorterer så mange som muligt. En times læsning kan spare ti timers samtaler. Vær hård her. Det er nemmere at sige nej til et stykke papir end til et menneske, man har siddet over for.
Næste trin er telefoninterviewet. Et kvarter er som regel nok. Formålet er at afklare forventninger, ikke at gå i dybden. Tal løn tidligt. Løn er en af de hyppigste grunde til, at et forløb falder fra hinanden på målstregen. Passer forventningerne ikke, kan begge parter stoppe her, før nogen har brugt en hel formiddag på en samtale.
Gå først i dybden, når feltet er lille
Nu bliver samtalerne dyrere. Og det er meningen. Til det første interview prøver man fagligheden. Brug en case, altså en lille, realistisk opgave, kandidaten løser på stedet, så man ser fagligheden i brug og ikke bare hører om den. Still adfærdsspørgsmål. Og tag en kollega med, så vurderingen ikke hviler på ét par øjne alene. Sæt god tid af, gerne halvanden time. Til det andet interview tjekker man det, der er svært at se på én samtale: resultaterne fra assessments og det kulturelle match.
Bemærk rækkefølgen. Man går ikke i dybden med fyrre mennesker. Man går i dybden med de få, der er tilbage, når de billige trin har gjort deres arbejde.
| Trin | Formål | Hvad man gør |
|---|---|---|
| Skrivebordsresearch | Sortér billigt og hårdt | Læs ansøgning og CV, frasortér flest muligt |
| Telefoninterview | Afklar forventninger | Et kvarter, og tal løn tidligt |
| 1. interview | Prøv fagligheden | Case og adfærdsspørgsmål, en kollega med |
| 2. interview | Tjek data og match | Assessments og kulturelt match |
| Referencer | Efterprøv tvivlen | Tag referencer på finalisterne |
| Bedstefar-interview | Få opbakning oppefra | Lederens leder taler med finalisten |
Skemaet samler de seks trin. Læg mærke til, at formålet skifter undervejs. Først handler det om at frasortere, til sidst om at blive sikker.
Sådan er den enkelte samtale skruet sammen
Skemaet viser rækken af samtaler. Men hver enkelt samtale har også sin egen form. Den form er værd at holde fast i. Start med en kort ramme. Fortæl, hvem der er med, hvor lang tid I har, og hvad der skal ske. Det tager to minutter og gør kandidaten tryg nok til at svare ærligt. Så kommer kernen, hvor casen og adfærdsspørgsmålene ligger. Det er her, tiden skal bruges. Hold derfor rammen kort. Giv derefter kandidaten plads til selv at spørge. Gode spørgsmål fra den anden side af bordet siger også noget. Og slut med at fortælle, hvad det næste skridt er, og hvornår vedkommende hører fra jer.
Hold øje med tiden hele vejen. En time og et kvarter lyder af meget. Men det er hurtigt brugt, hvis rammen trækker ud, eller den løse snak tager over. Sæt en fast længde af, og brug hovedparten på kernen. En samtale, der aldrig når casen, fordi de første tyve minutter gik med kaffe og præsentationer, har spildt både jeres og kandidatens tid.
Følg op før næste runde
En samtale er ikke slut, når kandidaten er gået. Den er slut, når I har skrevet ned, hvad I så. Tag en kollega med til det første interview. Lad hver især danne sit indtryk, før I taler sammen. Det lyder som en formalitet. Det er det ikke. Den, der taler først, sætter tonen. Og det stærkeste indtryk i rummet farver nemt de andres. Skriver man sin vurdering ned hver for sig først, holder man de selvstændige indtryk adskilt.
Bagefter samler I jer og træffer en beslutning, før feltet skubbes videre. Skal kandidaten til anden samtale, ja eller nej? Det er det samme spørgsmål som i resten af tragten. Man går kun videre med den, der stadig er god nok. En samtale uden en opfølgning, der ender i et klart ja eller nej, efterlader beslutningen til mavefornemmelsen. Og så var strukturen forgæves.
De sidste to trin
Når feltet er nede på en eller to, kommer de sidste to trin. Det første er referencer. Tag kun referencer på finalisterne. Lad den tvivl, samtalerne efterlod, styre, hvad man spørger om. En reference er til for at efterprøve en konkret tvivl, ikke for at danne sig et generelt indtryk.
Det andet trin er bedstefar-interviewet. Et bedstefar-interview er en kort samtale, hvor lederens egen leder taler med den sidste kandidat eller to. Navnet kommer af, at det er niveauet over den ansættende leder, altså kandidatens kommende bedstefar i organisationen. Formålet er to ting: et par friske øjne på valget og opbakning oppefra, inden tilbuddet sendes.
Tilbuddet kommer kun, hvis kandidaten er god nok
Tragten ender med én kandidat. Men den ender kun med et tilbud, hvis kandidaten er god nok. Er ingen af de sidste gode nok, så er svaret det samme som hele vejen ned: sig nej og start forfra. Tragten er bygget til at sige nej mange gange. Det sidste nej er lige så gyldigt som det første.
Kort sagt
Et interviewforløb er en tragt, ikke en enkelt samtale. Hvert trin sorterer fra, så feltet bliver mindre og vurderingen dybere. Sortér hårdest tidligt, hvor det er billigst, med skrivebordsresearch og et kort telefoninterview. Gå først i dybden med case, adfærd og assessments, når de få er tilbage. Brug referencer til at efterprøve en konkret tvivl. Og lad et bedstefar-interview give friske øjne og opbakning oppefra. Og husk: tragten ender kun med et tilbud, hvis den sidste kandidat er god nok. Hver enkelt samtale har desuden sin egen form: en kort ramme, en kerne med case og adfærd, plads til kandidatens spørgsmål og et klart næste skridt. Følg op bagefter, og scor hver for sig, før feltet skubbes videre.