Den billigste rekruttering er den, man aldrig går i gang med. At ansætte en ny kollega er en dyr og næsten varig beslutning. Der skal betales løn i årevis, gives oplæring og gøres plads i teamet. Derfor er det første spørgsmål ikke, hvem man skal ansætte. Det første spørgsmål er, om stillingen overhovedet skal besættes.
Det lyder måske bagvendt. Behovet føles jo tydeligt: der er for meget arbejde, og der mangler hænder. Men for meget arbejde er ikke det samme som en manglende medarbejder. Det er bare den første løsning, der falder en ind.
Er opgaven vigtig nok til at løse?
Det allerførste spørgsmål handler ikke om, hvordan opgaven bliver løst, men om den overhovedet skal løses. Her er en vigtig skelnen. Teamet mærker arbejdsmængden på egen krop. Derfor føles opgaven vigtig. Men at føles vigtig og at være vigtig for virksomhedens succes er ikke det samme. Der er opgaver, man udmærket kan leve med aldrig bliver løst.
Så spørg helt nøgternt: kan vi leve med, at den her opgave ikke bliver løst? Er svaret ja, er der hverken brug for en ansættelse eller for opgaven selv. Er svaret nej, fordi opgaven virkelig betyder noget for det, virksomheden skal lykkes med, så er behovet ægte. Og først da giver det mening at spørge, hvordan behovet dækkes.
Fem billigere veje end en ansættelse
Er behovet ægte, er næste spørgsmål, om det kan dækkes uden en ny ansættelse. Det kan afdækkes med en kort tjekliste, man går igennem, før opslaget skrives. Den starter med, om opgaven overhovedet skal løses, og fortsætter med fem billigere veje til at dække behovet.
Kan opgaven automatiseres, så et system eller en skabelon tager det, der tager tid? Kan den fordeles i teamet, måske hvis noget andet til gengæld ryger af listen? Kan den outsources og købes udefra, når den er sæsonpræget eller sjælden? Kan en eksisterende rolle udvides, så opgaven lægges til en, der næsten laver den i forvejen? Og det billigste spørgsmål af alle: forsvinder opgaven af sig selv, hvis man venter lidt?
Tag en webshop, der drukner i pakning op til jul. Behovet er ægte. Men det varer seks uger. Her er svaret sjældent en fast stilling. Det er vikarer, en midlertidig aftale med en pakkecentral eller en enklere arbejdsgang. En fast ansættelse ville løse en travl december med en udgift, der bliver ved hele året.
Kun hvis der ikke er et alternativ
Pointen er ikke, at man aldrig skal ansætte. Pointen er rækkefølgen. Man ansætter, når man har været listen igennem og svaret nej hele vejen. Så er opgaven vigtig nok, den bliver ikke løst på en anden måde, og en ny kollega er den rigtige løsning. Det ene spørgsmål, der stadig er værd at stille, er, om stillingen løser en reel flaskehals, altså noget, der bremser resten af arbejdet. Gør den det, og findes der ikke et alternativ, står man med et ægte behov.
En ansættelse er altså den sidste udvej, ikke den første. Det lyder strengt, men det er det modsatte. En stilling, der oprettes i en travl uge og viser sig unødvendig et halvt år senere, er dyrere for alle, ikke mindst for den, der blev ansat til den.
Beslut det sammen med teamet
Den vurdering skal ikke laves alene ved et skrivebord. Teamet mærker arbejdsmængden på egen krop. Og det ved, hvilke opgaver der reelt kan omfordeles. Spørg dem, før beslutningen træffes. Dels bliver vurderingen bedre, dels giver det opbakning til det, man ender med. Beslutter man hen over hovedet på teamet, at der skal en ny ind, risikerer man at løse et problem, teamet ikke oplevede, og skabe et, det ikke bad om.
Kort sagt
En ansættelse er dyr og næsten varig, så det første spørgsmål er, om stillingen skal besættes. Start med det vigtigste: kan vi leve med, at opgaven slet ikke bliver løst? Gå så resten af listen igennem, før opslaget skrives: kan opgaven automatiseres, fordeles i teamet, outsources eller lægges til en eksisterende rolle? Og forsvinder den af sig selv? Kun hvis svaret er nej hele listen igennem, er en ansættelse den rigtige løsning. Og beslut det sammen med teamet, der både mærker arbejdet og skal leve med den nye kollega.