Jeg står ofte i en situation, hvor jeg skal planlægge et længere møde. Nogle gange er det med en kendt gruppe mennesker, og nogle gange er det med nye. Gennem tiden har jeg fundet ud af, at det tager lang tid at tænke igennem opstart og afslutning af møder. Men i praksis er det jo selve indholdet, og ikke rammerne for mødet, der er det vigtige.
For at spare tid har jeg lavet et dokument, der laver en procesbeskrivelse for, hvad der skal ske før, under og efter et standardmøde. Der er alt med omkring actionlog, parkeringsplads, velkomst, gennemgang af agenda, afslutning og evaluering. Det “rigtige” indhold, hvor emnerne for mødet gennemføres, og den proces, der hører dertil, er ikke inkluderet. Dette er derfor blot en standardramme for afholdelse af lidt større møder. Til at gøre de enkelte dagsordenspunkter skarpe, med ejer, type og formål, hører det gode agendapunkt. Og vil du evaluere selve mødet bagefter, kan du give det et scorecard til møder.
Det handler om tidsbesparelse, og jeg har selv sparet en masse timer ved at bruge den. Håber den også kan bruges af andre.
Sådan er dokumentet bygget op
- Før mødet: klargøring af lokale, flipcharts, materialer, musik, wifi og udsendelse af agenda/prep-pakke.
- Selve mødet: en detaljeret køreplan med tid, proces, output og nødvendigt materiale pr. punkt: velkomst, forventninger, gennemgang af agenda, spilleregler, opfølgning på actionlog, kommunikation, afslutning og evaluering.
- Efter mødet: opsummering, opdatering af actionlog, feedback til deltagere, deling af materiale og evaluering med mødeejer.
