Når du skal love, hvornår en opgave er færdig, er det fristende at give ét tal: “det tager fem dage”. Problemet er, at det ene tal skjuler alt det, du ikke ved. Måske går alt glat, og du er færdig på tre dage. Måske dukker der en uventet forhindring op, og der går ti. Trepunktsestimering er en enkel teknik, der tvinger dig til at sætte tal på netop den usikkerhed i stedet for at gemme den væk. I stedet for ét gæt giver du tre, og ud af dem regner du både en forventet varighed og et mål for, hvor usikkert estimatet er.
De tre skøn
For hver aktivitet giver du tre skøn. Det optimistiske skøn (o) er varigheden, hvis alt går, som det skal: ingen forsinkelser, ingen overraskelser. Det mest sandsynlige skøn (m) er det, du realistisk regner med, hvis du blev tvunget til at vælge ét tal. Det pessimistiske skøn (p) er varigheden, hvis tingene går skævt: nogle af de problemer, du frygter, indtræffer. De tre skøn beskriver tilsammen en hel fordeling af mulige udfald i stedet for et enkelt punkt.
Pointen med at bruge tre tal er, at usikkerheden sjældent er symmetrisk. En opgave kan næsten aldrig blive meget hurtigere end det bedste tilfælde, men den kan blive meget langsommere, hvis noget virkelig går galt. Derfor ligger det pessimistiske skøn typisk længere væk fra det mest sandsynlige, end det optimistiske gør. Fordelingen har en lang hale mod højre, og det er netop den hale, et enkelt gæt overser.
Der er en dybere grund til den skævhed. Et estimat kan i sagens natur aldrig blive negativt, for man kan ikke bruge negativ tid, men det kan til gengæld blive næsten uendeligt forsinket. Derfor er fordelingen højreskæv: den optimistiske ende har en bund, den kan ikke komme under nul, mens den pessimistiske hale kan strække sig langt. Det forklarer, hvorfor det pessimistiske skøn typisk ligger længere fra det mest sandsynlige end det optimistiske gør, og hvorfor vægtningen (o + 4m + p) / 6 netop trækker resultatet mod midten frem for at lade det ene yderpunkt bestemme.
Den forventede varighed
Ud af de tre skøn beregner du en forventet varighed med den såkaldte beta- eller PERT-vægtning:
Forventet varighed = (o + 4m + p) / 6
Det mest sandsynlige skøn vejer fire gange så tungt som de to yderpunkter, og der divideres med summen af vægtene, altså 1 + 4 + 1 = 6. Vægtningen er ikke tilfældig: den giver hovedvægt til dit bedste bud, men lader yderpunkterne trække i estimatet, så en lang pessimistisk hale rent faktisk gør den forventede varighed lidt større. Resultatet ligger derfor typisk en anelse til højre for det mest sandsynlige. Netop det er meningen: du fanger, at der er mere at tabe end at vinde.
Spredning og varians
Den forventede varighed fortæller, hvor tyngdepunktet ligger, men ikke hvor bredt de mulige udfald spreder sig. Til det bruger du standardafvigelsen, ofte kaldet spredningen:
Spredning = (p − o) / 6
Jo længere der er mellem det optimistiske og det pessimistiske skøn, jo større er spredningen, og jo mere usikkert er estimatet. To aktiviteter kan have samme forventede varighed, men hvis den ene har snævre skøn og den anden vide, er den sidste langt mere risikabel. Kvadrerer du spredningen, får du variansen:
Varians = ((p − o) / 6)²
Variansen virker umiddelbart mere abstrakt end spredningen, men den har en meget praktisk egenskab: den kan lægges sammen. Det bliver afgørende, når vi går fra en enkelt aktivitet til hele projektet. Begreberne spredning, varians og standardafvigelse er i øvrigt de samme, som man møder i statistikken, og de er uddybet i Spredning: varians og standardafvigelse.
Et gennemregnet eksempel
Forestil dig en lille webshop, der skal relanceres. Fire aktiviteter ligger efter hinanden på den kritiske vej, altså den rækkefølge af opgaver, hvor en forsinkelse forplanter sig direkte til projektets slutdato. For hver aktivitet er der givet tre skøn i arbejdsdage, og forventet varighed og spredning er regnet ud med formlerne ovenfor.
Læg mærke til betalingsintegrationen. Den har både den største forventede varighed og en bred spredning, fordi det pessimistiske skøn på 14 dage ligger langt fra det mest sandsynlige på 6. Det er præcis den slags aktivitet, du vil holde ekstra øje med, for det er her, projektet lettest skrider.
Fra aktivitet til helt projekt
For at finde projektets samlede usikkerhed må du ikke bare lægge de fire spredninger sammen. Standardafvigelser kan ikke summeres. I stedet lægger du varianserne sammen og tager kvadratroden af summen:
Samlet spredning ≈ √(summen af varianserne på den kritiske vej)
I eksemplet giver de fire varianser tilsammen 8,3, og kvadratroden af det er cirka 2,9 dage. Projektet forventes altså at tage omkring 21,3 dage med en usikkerhed på knap 3 dage. Grunden til, at den samlede spredning er mindre end summen af de enkelte spredninger, er, at usikkerhederne delvist udligner hinanden. Nogle aktiviteter bliver forsinket, andre bliver hurtigere end ventet, og over flere opgaver jævner det sig ud. Derfor er en samlet plan altid mere forudsigelig end dens mest usikre enkeltdel, så længe du husker at regne på varianserne og ikke på spredningerne.
Hvornår teknikken hjælper
Trepunktsestimering er stærkest, når du står med reel usikkerhed og gerne vil kommunikere den ærligt. Den kræver, at du sætter tre gennemtænkte tal på hver post i stedet for ét, og den lønner sig især på de aktiviteter, hvor spændet mellem bedste og værste tilfælde er stort. Teknikken er beslægtet med den successive kalkulation, der bruger samme idé på omkostninger med en lidt anden vægtning, og den passer naturligt ind i en bredere værktøjskasse af estimeringsmetoder. Når du kombinerer de forventede varigheder med et netværksdiagram og den kritiske vej, kan du både sige, hvornår projektet forventes færdigt, og hvor meget spillerum du har. Undervejs følger du så op på, om skønnene holder, blandt andet med earned value management.
Kort sagt
Trepunktsestimering erstatter ét usikkert gæt med tre skøn: optimistisk, mest sandsynligt og pessimistisk. Den forventede varighed beregnes som (o + 4m + p) / 6, hvor det mest sandsynlige vejer tungest, mens yderpunkterne stadig trækker i estimatet. Spredningen (p − o) / 6 og variansen ((p − o) / 6)² måler usikkerheden, og projektets samlede spredning findes som kvadratroden af summen af varianserne på den kritiske vej. Resultatet er et estimat, der ikke bare siger, hvor lang tid noget forventes at tage, men også hvor sikker den forventning er.