Spørgsmålet lyder banalt, men der er mindst lige så mange svar, som der er bøger om projektledelse. Det er værd at forstå hvorfor, før man overhovedet forsøger at lande på ét svar.
En stor del af forklaringen er, at “projekt” ikke er ét fænomen, men noget vi ser gennem forskellige linser, lidt som Gareth Morgans metaforer for organisationer. Én forfatter ser først og fremmest en tidsafgrænset aktivitet, en anden en kompleks engangsopgave, en tredje en ændret tilstand, som interessenterne ønsker. De beskriver den samme ting fra hver sin vinkel, og definitionen kommer til at afspejle, hvad forfatteren interesserer sig mest for. Derfor er der ikke én rigtig definition; der er en familie af definitioner, der overlapper.
Fællestræk i litteraturen
Kigger man på tværs af litteraturen (Kousholt, Koch, Erik Hansen, Melander, Mikkelsen & Riis, Kurt Ørenlund Pedersen og ISO 8402), går de samme træk igen, blot vægtet forskelligt: et projekt er midlertidigt med en defineret start og slutning; det er en engangsopgave med et vist nyhedselement, fordi det kun køres i denne form én gang; det er komplekst, ofte tværfagligt og tværorganisatorisk; det er målrettet et bestemt resultat; det er bundet af tid, økonomi og ressourcer; og det ændrer på den måde, det daglige arbejde bagefter udføres. ISO og Kousholt lægger vægten på de koordinerede aktiviteter inden for givne rammer; Melander på interessenternes ønske om en ændret tilstand; Mikkelsen & Riis på kompleksiteten og den flerfaglige indsats.
En sammenhængende definition
Ingen enkelt definition dækker det hele, og det behøver den heller ikke. Pointen er ikke at finde den ét-og-alt-dækkende sætning, men at kunne genkende et projekt, når man ser det, og at kunne tilpasse definitionen til det, man skal bruge den til.
Min egen arbejdsdefinition, destilleret af ovenstående, er:
Et projekt er en kompleks, tværfaglig og tværorganisatorisk engangsopgave, der påbegyndes og afsluttes i veldefinerede situationer, har relativt lang varighed, indeholder et nyhedselement, og som ændrer den måde, andre opgaver efterfølgende udføres på.
Kort sagt er et projekt kendetegnet ved:
- engangskarakter
- kompleksitet
- tværfaglighed
- tværorganisation
- en veldefineret start og en veldefineret slutning
- en vis varighed
- en varig ændring af, hvordan andre opgaver bagefter udføres
Definitioner fra litteraturen
Hver kilde er gengivet med et kort referat efterfulgt af forfatterens egne ord.
Kurt Ørenlund Pedersen, Omkostningsstyring i projekter. Fremhæver den komplekse, tværfaglige engangsopgave med et nyhedselement, hvis gennemførelse ændrer de daglige rutiner:
Et projekt kan defineres som en kompleks, tværfaglig og tværorganisatorisk arbejdsopgave, der starter og slutter i veldefinerede situationer, og som indeholder et vist nyhedselement, idet det kun gennemføres i samme form denne ene gang. Gennemførelse af opgaven betyder en fremtidig ændring i de daglige rutiner.
Bjarne Kousholt, Projektlederbogen. Lægger vægten på sammenhængende aktiviteter og klare start- og slutpunkter inden for givne rammer:
Et projekt er en række sammenhængende aktiviteter, som udføres på organiseret måde med klart definerede start- og slutpunkter. Formålet med projektet er at opnå bestemte resultater indenfor givne rammer, herunder givne ressourcer.
Jørgen Koch, Projektstyring med Project 2000. Ser projektet som et specifikt, midlertidigt mål afgrænset af tid og omkostninger:
I forbindelse med projektstyring defineres et projekt som en samling af aktiviteter eller opgaver, som opfylder et specifikt, midlertidigt mål i en organisation, og som er underlagt nogle tids- og omkostningsmæssige begrænsninger.
Erik Hansen, Strategisk projektstyring. Betoner et sæt opgaver styret af projektmål inden for en tidsbegrænset sekvens:
Et projekt er et sæt af opgaver, der er styret ud fra nogle specifikke projektmål, og som indgår i en tidsmæssigt begrænset sekvens.
Projektstyringen udgøres af enhver bevidst påvirkning af projektet bestemt ud fra dets mål og under hensyn til dets ressourcemæssige begrænsninger.
ISO 8402, Quality management and quality assurance – vocabulary. Definerer projektet som en unik, koordineret og styret proces med start- og slutdatoer under begrænsninger af tid, omkostning og ressourcer:
A project is a unique process, consisting of a set of co-ordinated and controlled activities with start and finish dates, undertaken to achieve an objective conforming to specific requirements including constraints of time, cost and resources.
Preben Melander, Projektstyring som ledelsesform. Fremhæver interessenternes ønske om en ændret tilstand i de bestående strukturer:
Et projekt vil vi definere som en tidsafgrænset organiseret aktivitet, som i en organisation iværksættes for at realisere interessenternes ønsker om en ændret tilstand i de bestående strukturer.
Kurt Ørenlund Pedersen, Metoder til fremskridtsmåling på projekter. Knytter nyhedselementet direkte til opgavens kompleksitet og engangskarakter:
Projektet er en kompleks éngangsopgave, der, netop fordi den er kompleks og har éngangskarakter, også indeholder et betydeligt nyhedselement.
Hans Mikkelsen & Jens O. Riis, Projektstyring – med enkle midler. Kendetegner projektarbejdet ved en række fælles træk: kompleksitet, udviklingskarakter, flerfaglighed, tværorganisatorisk interesse og et resultat af væsentligt omfang:
- De er komplicerede – i form af vanskeligt overskuelige systemsammenhænge og samspil mellem mennesker og teknik
- De har udviklingskarakter – i form af, at der skal findes nye løsninger og prøves nye veje
- De kræver flerfaglig indsats – personer med forskellig faglig kunnen må inddrages i opgavens løsning
- De kræver fælles organisatorisk indsats – flere afdelinger og virksomheder må levere viden, arbejdsindsats, afprøvning og godkendelse
- De er genstand for tværorganisatorisk interesse – flere afdelinger, virksomheder, medarbejdergrupper skal leve med opgavens løsning og har dermed interesse i opgaven
- De har et betydeligt omfang – målt i medarbejderindsats og udgifter
- De fører til et resultat af væsentligt omfang og betydning – bl.a. antal mennesker der vil blive berørt, resultatets funktionstid (levetid), resultatets driftsmæssige, forretningsmæssige og økonomiske virkninger.