Et af de stærkeste livstegn, man kan sende i ugerne før første dag, er et personligt velkomstbrev. Ikke en formel besked fra HR, men et brev fra den kommende leder til den nye kollega. Det koster en halv time at skrive. Og det sætter tonen for hele ansættelsen, længe før den nye har sat sig ved skrivebordet.
Hvad brevet er
Velkomstbrevet hører til i perioden mellem et ja og den første arbejdsdag. Det er lederens egen stemme, ikke virksomhedens. Formålet er ikke at klare det praktiske, men at begynde at skabe relationen til den nye kollega og rammerne om vedkommende. Det fortæller den nye, hvad slags sted vedkommende er på vej hen til og hvad slags leder der venter.
Send det gerne som et fysisk brev med posten. Et brev i postkassen giver en analog oplevelse, en mail ikke kan. Og det viser i sig selv, at nogen har gjort sig umage.
Brevet herunder er et konkret eksempel med elleve punkter. Det er ikke en facitliste, men en model, man kan gøre til sin egen. Læg mærke til, at næsten intet i det handler om opgaver eller regler. Det handler om, hvordan man vil være over for hinanden.
Selve brevet
Sådan kan brevet se ud. Skriv det i din egen stemme, men lad tonen ligne.
Kære [navn],
Hjertelig velkommen til os og til [afdelingen]. Jeg er glad for, at vi har fået dig med på holdet, og jeg glæder mig til samarbejdet. Allerede inden din første dag skal du vide elleve ting:
- Min vigtigste prioritet er, at du kan lide dit arbejde og er god til det. Er der noget, jeg kan gøre for at give dig mere arbejdsglæde, så sig til med det samme. Det er ikke idealisme, men sund fornuft: en glad medarbejder er en produktiv medarbejder.
- Jeg belemrer dig ikke med endeløse lister af regler og procedurer. Du er et voksent menneske, og jeg stoler på din sunde dømmekraft.
- Du har min fulde tilladelse til at jokke i spinaten og lave fejl. Bare sørg for at indrømme dem, sige undskyld til den, det går ud over, og lære af fejlen. De eneste, der aldrig laver fejl, er dem, der aldrig laver noget. Og jeg forventer, at du laver meget.
- Husk også at sige til, når jeg laver fejl. Jeg laver masser af fejl, og jeg vil gerne høre om dem hurtigst muligt, så jeg kan blive dygtigere.
- Vær altid på jagt efter kollegaer, der gør deres arbejde godt og gør en ekstra forskel, så du kan rose dem for det. Jeg gør det selv, så meget jeg kan. Men jeg kan ikke gøre det alene og har brug for din hjælp.
- Gør jeg en sjælden gang imellem noget rigtig smart, så hører jeg det da også gerne fra dig.
- Jeg har altid tid til dig. Min kalender er tit fyldt, men aldrig så fuld, at du ikke kan komme og stille et spørgsmål eller få et godt råd.
- Jeg vil gerne lære dig at kende, både som medarbejder og som menneske. Fortæl mig endelig om dit liv og din familie. Jeg vil især gerne høre om det, du går op i, og hvad du brænder for her i livet.
- Jeg er mere end din chef. Jeg er også et menneske. Er der noget, jeg som menneske kan gøre for dig ud over arbejdet, så sig til. Måske vil du gerne i kontakt med en branche, jeg kender, eller får efter et par år lyst til nye udfordringer. Under alle omstændigheder: sig til. Dit liv og din arbejdsglæde er vigtige for mig.
- Jeg forventer, at du tager ansvar for din egen arbejdsglæde. Kan du gøre noget i dag for at give dig selv, en kollega eller mig lidt mere arbejdsglæde, så gør det endelig.
- Du må aldrig få så travlt, at du glemmer at leve. Vi har tit travlt, men der skal også være tid til familie og venner, en tur til træning og alt det andet, der betyder noget for dig. Du skal ikke kun have glæde på arbejdet. Du skal også holde nok fri til at have glæde i resten af dit liv.
Jeg håber, at din tid hos os vil bringe dig megen arbejdsglæde.
Mange hilsner
[din leder]
Bag punkterne er der en del overvejelser. Nogle handler om, at den nyes trivsel er selve målet, ikke en bonus. Andre gør det trygt at handle og fejle. Andre igen holder lederens dør åben, både fagligt og menneskeligt. Og resten handler om at løfte hinanden i det daglige. Elleve konkrete løfter, fire enkle temaer.
Hvorfor det virker
Et velkomstbrev virker, fordi det siger noget, de fleste nye længes efter at høre. At de er ventet. At der er plads til dem. At fejl ikke er farlige. En ny kollega møder som regel op med lidt nervøsitet i maven. Et varmt brev tager toppen af den nervøsitet, før dagen overhovedet er begyndt.
Samtidig sætter brevet en retning. Når en leder skriver, at fejl er tilladt og at trivsel kommer først, så lover vedkommende samtidig at lede sådan. Brevet gør kulturen tydelig ved at sige den højt. Det, der ellers ligger mellem linjerne, bliver til noget, den nye kan holde fast i.
Et løfte, ikke en skabelon
Her er den vigtige advarsel. Brevet er ikke en tekst, man kopierer og sender. Det er et løfte, den nye holder en op på fra dag ét. Hvis man skriver, at man altid har tid, og så aldrig er til at få fat på, gør brevet mere skade end gavn. Så bliver de pæne ord til det første bevis på, at ord og handling ikke følges ad.
Derfor skal brevet være ens eget. Skriv kun det, man faktisk vil gøre. Og sig det med sine egne ord. Et brev med syv ærlige punkter er mere værd end elleve, man ikke mener. Modellen her er en hjælp til at komme i gang. Den er ikke en tekst, man skal efterligne ord for ord.
Kort sagt
Velkomstbrevet er et personligt brev fra lederen til den nye, sendt før første dag. Det handler ikke om regler og opgaver, men om, hvordan man vil være over for hinanden. De elleve punkter samler sig om fire ting: at trivsel er målet, at der er plads til fejl, at døren er åben og at man løfter hinanden. Send det gerne med posten, så det også bliver en analog oplevelse. Men husk, at det er et løfte, ikke en skabelon. Skriv kun det, du vil holde. Og sig det med dine egne ord.