Når budskabet endelig er formuleret, kommer det næste spørgsmål med det samme. Hvilket diagram skal det så være? De fleste svarer på det spørgsmål ved at se på data. Er der tal for flere år, bliver det en linje. Er der procenter, bliver det et lagkagediagram. Og to afdelinger bliver til to søjler ved siden af hinanden.
Det er den forkerte tilgang. Data afgør ikke diagramtypen. Data afgør kun, hvad der er “lovligt” at tegne, hvilket er et andet spørgsmål. Diagramtypen følger af budskabet, altså af det, man vil have modtageren til at se. Det samme regneark kan derfor give tre helt forskellige diagrammer, uden at et eneste tal er ændret.
Heldigvis er antallet af budskaber til at overskue. Næsten alt, hvad man vil sige med et diagram i et beslutningsoplæg, kan skrives om til ét af tre spørgsmål: hvad består helheden af, hvem er størst, og følges to størrelser ad? Denne artikel gennemgår de tre. Den viser, hvordan de peger på en diagramtype, og hvordan tidsdimensionen bagefter snævrer valget yderligere ind.
De tre spørgsmål dækker det meste
Det første spørgsmål er sammensætning. Hvad består helheden af? Her er der én størrelse, der deles op i dele. Delene giver tilsammen en total. Kaffebarens omsætning på 4,2 mio. kr. fordelt på seks produktgrupper er sammensætning. Det samme er fordelingen af de 4,2 mio. kr. på Nord og Syd. Kendetegnet er, at man kan sige “100 % =” og skrive et tal bagefter.
Det andet spørgsmål er sammenligning. Hvem er størst, og hvor meget? Her holdes to eller flere selvstændige størrelser op mod hinanden. De skal ikke lægges sammen til nogen total. Nord omsætter for 2,5 mio. kr. og Syd for 1,7 mio. kr. Forskellen på 0,8 mio. kr. er hele pointen. Det ene tal er ikke en andel af det andet.
Det tredje spørgsmål er sammenhæng. Følges to størrelser ad? Her er der to variable for hver observation. Man vil vide, om den ene bevæger sig med den anden. Iskaffesalget og middeltemperaturen målt over tolv måneder er sammenhæng. Så snart et budskab indeholder ordene “jo mere” eller “hænger sammen med”, handler det om sammenhæng.
De tre spørgsmål er et arbejdsredskab og ikke en fuldstændig teori. Redskabet er et filter. Kan et budskab ikke placeres i én af de tre kasser, er det som regel, fordi det stadig er to budskaber, der er viklet ind i hinanden. “Nord er størst, og kaffe er den vigtigste gruppe” er en sammenligning og en sammensætning i samme sætning. Det er to diagrammer, ikke ét.
Tidsdimensionen er det næste valg
Når budskabet er placeret, mangler der kun ét spørgsmål mere, før diagramtypen ligger fast. Handler budskabet om et øjebliksbillede eller om en udvikling over tid? Det spørgsmål halverer mulighederne inden for hver af de tre familier.
En sammensætning uden tid tegnes som et lagkagediagram eller som én stablet søjle. Over tid bliver den til stablede søjler eller til et vandfaldsdiagram, der viser vejen fra ét tal til et andet. En sammenligning uden tid hører hjemme i et liggende søjlediagram, altså liggende søjler, hvor kategorinavnene står vandret og derfor kan læses. Skal den samme sammenligning vise en udvikling, bliver det et stående søjlediagram med stående søjler eller en linje, fordi tid læses fra venstre mod højre. Sammenhængen uden tid tegnes som et punktdiagram. Udvikler begge størrelser sig, kan de vises som to linjer i samme koordinatsystem.
Skemaet skal læses fra venstre mod højre. Arbejdet følger samme rækkefølge: budskabet først, tidsdimensionen dernæst og diagramtypen til sidst. Kun den rækkefølge sikrer, at diagrammet svarer på et spørgsmål, nogen faktisk har stillet. Tabellen mangler i skemaet med vilje. Den kan altid bruges. Og den er ofte det rigtige valg, når præcise tal betyder mere end et billede af dem.
Det er en tommelfingerregel, ikke en facitliste. Hvert af de nævnte diagrammer har sine egne regler og sine egne faldgruber. Artiklen om de seks grundtyper gennemgår, hvor mange datapunkter hver type kan bære, og hvilke skalaer den tåler.
Det samme datasæt bærer tre forskellige budskaber
Kaffebarens tal er velegnede til at vise, hvor lidt data i sig selv bestemmer. Der er ét regneark og tre mulige budskaber. Hvert af dem giver sit eget diagram.
Vil man sige, at kaffe bærer over en tredjedel af forretningen, er budskabet en sammensætning. Så bliver det et lagkagediagram med de seks grupper og med totalen skrevet ved titlen som “100 % = 4,2 mio. kr.”. Er pointen i stedet, at Nord er den store afdeling, er budskabet en sammenligning. Det giver to liggende søjler med tallene 2,5 og 1,7 skrevet på og med enheden og året noteret på diagrammet. Handler budskabet om, at væksten har været stabil, er der tale om en udvikling over tid. Så bliver det en linje fra 2019 til 2025 med en note om, at væksten svarer til 9,8 % om året.
De tre diagrammer bruger de samme tal og er alle rigtige. De besvarer bare tre forskellige spørgsmål. Kun ét af dem er det spørgsmål, modtageren skal have svar på i dag. Det er derfor, det ikke giver mening at spørge, hvilket diagram der passer til et datasæt. Der findes ét rigtigt diagram til hvert budskab, ikke ét rigtigt diagram til hvert datasæt. Den skelnen er kernen i artiklen om budskabet før diagrammet.
Zelaznys fem slags sammenligninger
Tredelingen her er min egen forenkling. Gene Zelazny deler i sin bog Say It With Charts feltet op i fem slags sammenligninger. De to inddelinger er ikke uenige. Zelaznys fem er blot finere skåret, fordi han giver tid og fordeling hver sin selvstændige plads i stedet for at lade dem hænge under sammenligning.
| Hos Zelazny | Hos mig |
|---|---|
| Component | Sammensætning |
| Item | Sammenligning |
| Time series | Sammenligning over tid |
| Frequency distribution | Sammenligning af, hvor mange der falder i hvert interval |
| Correlation | Sammenhæng |
Femdelingen er mere præcis. Tredelingen er lettere at huske under tidspres, fordi tidsspørgsmålet alligevel skal stilles bagefter. Vælg den, der passer bedst til arbejdsgangen.
Frekvensfordelingen fortjener særlig opmærksomhed, fordi den bruger en diagramtype, de fleste ikke tegner særlig ofte. Vil man vide, hvordan kaffebarens daglige omsætning fordeler sig, og ikke blot kende gennemsnittet, skal man tegne fordelingen. Artiklen om histogrammer og fordelingens form viser, hvad man kan se i en fordeling, som et gennemsnit skjuler.
Papir før PowerPoint
Der er en helt praktisk grund til, at rækkefølgen skrider. Værktøjet lægger op til, at man begynder i den anden ende. Åbner man et tomt dias, tilbyder programmet med det samme en menu af diagramtyper. Menuen er sorteret efter udseende. Ingen af typerne hedder “sammensætning” eller “sammenligning”. De hedder pie, bar, line og area. Man vælger altså en diagramtype, før man har formuleret et budskab.
Modtrækket er lavteknologisk. Diagrammet skitseres på papir eller i et regneark, før programmet åbnes. En skitse tager under et minut og koster ikke noget at kassere. Et diagram, der er bygget færdigt i et præsentationsprogram, med farver, forklaring og pæne datamærker, bliver sjældent kasseret, selv når man godt kan se, at det svarer på det forkerte spørgsmål. Timerne, der er lagt i det, er selv blevet argumentet for at beholde det.
Skitsen skal bære tre ting og ikke mere. Den skal have overskriften som en hel sætning, akserne med deres enheder og en grov antydning af, hvordan søjlerne, stykkerne eller punkterne kommer til at ligge. Kan man ikke tegne det i hånden, kan programmet heller ikke redde det. De øvrige regler for et sammenhængende sæt dias er samlet i materialet om det gode diassæt.
Kort sagt
Næsten alle budskaber i et beslutningsoplæg er ét af tre. Sammensætning handler om delene af en helhed og kræver, at delene tilsammen giver en total. Sammenligning handler om størrelser, der holdes op mod hinanden uden at være dele af hinanden. Sammenhæng handler om to størrelser, der følges ad.
Placer først budskabet i én af de tre familier. Afgør derefter, om der er en tidsdimension. Først til sidst vælges diagramtypen. På det tidspunkt er valget som regel næsten truffet af sig selv. Kan et budskab ikke placeres, er det oftest to budskaber, der skal skilles ad i to diagrammer. Og skitser det hele på papir, før programmet åbnes. En skitse koster ingenting at kassere.