Mødet begynder klokken ni. Klokken ni og to minutter står facilitatoren med en tusch i hånden foran et blankt ark og skriver ordet “Dagsorden” med store bogstaver, mens seks mennesker sidder og ser på. Det tager et minut. Så skal der tegnes en tabel med tre kolonner, og det tager tre minutter mere. Regnestykket er ubehageligt: fire minutter gange seks deltagere er næsten en halv arbejdstime, og der er endnu ikke sagt et ord om sagen.
Det er ikke, fordi facilitatoren er langsom. Det er, fordi arbejdet ligger det forkerte sted. At tegne et flipchart er forberedelse, og forberedelse hører til før mødet, ikke midt i det.
Forskellen på rammen og indholdet
Her er den skelnen, som afgør, om forberedte flipcharts hjælper eller skader: du forbereder rammen, aldrig indholdet.
Rammen er overskriften, akserne, kolonnerne, de fire felter, tidslinjen. Den er tom og venter på, at nogen fylder den. Indholdet er det, deltagerne siger. Det skrives på under mødet, i deres ord, mens de kigger på.
Forskellen er ikke kosmetisk. Forestil dig et lille cykelværksted med seks ansatte, der skal beslutte, om de skal indføre online tidsbestilling. Facilitatoren har forberedt et ark med overskriften “Hvad taler for, og hvad taler imod?” og en streg ned gennem midten. Arket er tomt. Det inviterer. Alle kan se, at der mangler noget, og at de er dem, der skal levere det.
Hvis facilitatoren i stedet var mødt op med de samme to kolonner allerede udfyldt med syv argumenter, ville arket ikke invitere til noget. Det ville præsentere. Deltagerne læser det, nikker, og siger ingenting, for beslutningen ser ud til at være truffet. Et fuldt forberedt flipchart er en præsentation i forklædning, og folk holder op med at bidrage, i samme sekund de opdager det.
Tommelfingerreglen er enkel: hvis nogen kan læse dit forberedte ark og vide, hvad konklusionen bliver, har du forberedt for meget.
Tegn det småt, før du tegner det stort
Det næste problem er, at et flipchart er stort, og at man ikke kan fortryde. Skriver du overskriften for langt nede, er hele arket spildt. Deler du en tabel i fem kolonner og opdager, at der skal bruges syv, må du starte forfra.
Derfor er den billigste forberedelse at tegne det småt først. Et A4-ark med fire tomme rammer i flipchart-format lader dig skitsere hele mødet på ét stykke papir. Du ser rækkefølgen, du opdager, at punkt tre og fire i virkeligheden er det samme, og du finder ud af, at der skal bruges syv kolonner, mens det stadig koster fem sekunder at rette.
Til det formål ligger der et printbart ark med fire tomme flipcharts her på siden. Print det, tegn med blyant, kassér og prøv igen. Først når skitsen holder, går du til de rigtige ark.
Håndværket
Nogle få konkrete ting gør forskellen mellem et ark, folk kan læse, og et, de skeler til.
Skriftstørrelsen bestemmes af rummet, ikke af hånden. Bogstaverne skal være omkring fem centimeter høje, hvis de bagerste deltagere sidder seks meter væk. Det lyder voldsomt, indtil man prøver. Konsekvensen er, at der realistisk er plads til ti til tolv linjer på et ark, og ikke mere. Har du planlagt tyve linjer, har du planlagt to ark.
Overskriften skrives øverst med en håndsbredde luft over og en tydelig streg under. Marginen i venstre side skal være bredere, end den føles rigtig, for der skal være plads til at sætte en stjerne, et flueben eller et nummer ud for en linje senere, når gruppen prioriterer.
Og så er der blyanttricket, som er det mest undervurderede af dem alle. Tegn dine hjælpelinjer, dine kolonner og din placering af overskriften med almindelig blyant. Fra to meters afstand er blyant usynligt, men fra din egen afstand på en halv meter er det tydeligt. Du skriver ovenpå med tusch under mødet og rammer rent hver gang, uden at nogen kan se, at du har snydt.
Til sidst: nummerer arkene i et lille hjørne, og lad et blankt ark ligge mellem hvert forberedt. Så river du ikke to ark over på én gang, og de forberedte ark skinner ikke igennem papiret.
Hvad et almindeligt møde kræver
For cykelværkstedets møde på en time er der fire ark, og det er nok.
Det første er dagsordenen, som står fremme hele mødet, så alle kan se, hvor langt man er. Det skal ligne strukturen fra din faste mødestruktur, og hvert punkt skal være formuleret, så det er til at se, hvad der skal ske, hvilket er præcis den øvelse, Det gode agendapunkt handler om.
Det andet er selve diskussionen, altså de to tomme kolonner. Det tredje er en parkeringsplads til alt det, der dukker op og er vigtigt, men ikke hører til i dag. Uden den bruger man tyve minutter på noget andet end sagen.
Det fjerde er handlingerne, med tre tomme kolonner til hvad, hvem og hvornår. Det ark er guld værd, fordi det kan fotograferes og skrives direkte over i referatet og ActionLoggen bagefter, uden at nogen skal huske noget.
Faldgruben
Der findes en overdreven version af det hele, og den er let at havne i, når man først har fået smag for det. Hvis du har forberedt tolv ark til et møde på femogfyrre minutter, har du ikke forberedt et møde. Du har skrevet en præsentation, og du har låst rækkefølgen fast, længe før du vidste, hvad gruppen ville sige.
Et møde skal kunne dreje. Bliver diskussionen på ark to til det egentlige emne, skal du kunne følge med derhen i stedet for at haste videre, fordi ark tre til tolv ligger og venter. Fire forberedte ark og en stak blanke er næsten altid den rigtige balance.
Der er også en ærlig grænse for metoden. Til et hurtigt afklaringsmøde mellem tre personer er forberedte flipcharts spild af tid. Det er værktøjet til møder, hvor flere mennesker skal nå frem til noget sammen, og hvor det, der bliver skrevet, skal overleve mødet.
Kort sagt
Forbered rammen, aldrig indholdet, for et udfyldt ark holder folk fra at bidrage. Skitsér mødet småt på et A4-ark med fire tomme rammer, før du tegner det stort, så fejlene koster fem sekunder i stedet for et helt ark. Skriv stort nok til det bageste sæde, brug blyant til hjælpelinjer, og hold dig til nogle få ark, så mødet stadig kan dreje, når samtalen gør det.
Hent arket
Her er det printbare ark til at skitsere med. Fire tomme flipcharts på en A4-side, klar til blyant.
Leder du efter selve flipchart-pakken til møder, ligger den under Flipcharts til møder.