Tabellen bliver sjældent regnet med blandt diagrammerne. Den bliver sat ind i dokumentet, når tallene ikke rigtig kunne blive til noget, eller når nogen har bedt om at se det hele. Den bliver med andre ord brugt som opbevaring af data i stedet for som en diagramtype, nogen har valgt.
Det er en fejl i to retninger. Den ene er tabeller, der står, hvor et diagram ville have vist budskabet på et sekund. Den anden er diagrammer, der står, hvor læseren faktisk skulle bruge de præcise tal og nu må gætte dem ud fra en søjlehøjde. Begge dele koster læseren tid, som kunne være brugt på beslutningen.
Tabellen er den sjette af grundtyperne og vælges ligesom de fem andre ud fra budskabet. Artiklen om de seks grundtyper stiller dem op ved siden af hinanden. Her er det håndværket, der fylder, altså stregerne, opstillingen af tallene og de effekter, der kan lægges i cellerne.
Tabellen er en diagramtype
En tabel koder tal på præcis samme måde, som en søjle gør. Forskellen er, hvad koden er lavet af. Søjlen koder værdien som en længde, som øjet kan sammenligne uden at læse. Tabellen koder værdien som cifre, som øjet skal læse ét ad gangen. Tabellen er derfor langsom til at sammenligne og præcis til at aflæse.
Konsekvensen er, at en tabel skal bygges med den samme omhu som et diagram. Overskriften skal bære budskabet og stå venstrestillet ved tabellens venstre kant, så den følger den samme lodrette linje som den første kolonne. Kilden og perioden skal stå, ligesom under et diagram. Og alt det blæk, der ikke er tal, skal kunne forsvare sin plads.
Stregdisciplin
De fleste tabeller har for mange streger. Standardopsætningen i tekstbehandlingen tegner et gitter omkring hver eneste celle. Resultatet er, at hvert tal står i sin egen lille kasse og skal findes frem bag et hegn. Cellerne adskiller allerede tallene fra hinanden. Stregerne gentager bare det, mellemrummet har sagt.
En god tabel har streg foroven og forneden, streg under kolonneoverskrifterne og aldrig lodrette streger i siderne. En sumrække får streg over og under, fordi den er noget andet end de rækker, den lægger sammen. Ved ti rækker eller flere sættes en blank linje ind for hver femte række, så øjet kan finde tilbage til den rigtige linje, når det har bevæget sig ud til højre.
Kaffebarens tolv måneder i 2025 står her med Nord, Syd og totalen. De vandrette streger er de eneste, der er tilbage. De står foroven, under kolonneoverskrifterne og omkring sumrækken. De blanke linjer efter maj og efter oktober deler året i blokke af fem, fem og to måneder. Sumrækken nederst er tydeligt adskilt fra månederne. Året lander på de kendte tal. Nord står for 2,50 mio. kr., Syd for 1,70 og de to tilsammen for 4,20. Forskellen er, at her kan man også se, hvad juli var.
Tallene skal kunne sammenlignes lodret
Tal skal højrestilles. Så står enerne under enerne og tierne under tierne. Længden af tallet bliver dermed i sig selv en oplysning om størrelsen. Venstrestillede tal ødelægger den effekt fuldstændigt. De er en af de hyppigste årsager til, at en tabel føles besværlig at læse.
Alle tal i samme kolonne skal have det samme antal decimaler, også når den sidste decimal er nul. 0,20 og 0,2 er det samme tal og to forskellige bredder. En kolonne med begge dele står ujævnt i højre kant. Afrundingsenheden skal stå tydeligt ét sted, gerne i undertitlen: mio. kr. med to decimaler. Så slipper man for at gentage enheden i hver eneste celle, hvilket ville fordoble mængden af tegn uden at tilføje noget.
Afrunding kan give en sum, der ikke går op på sidste decimal. Den slags hører til i en note og må ikke skjules ved at rette et enkelt tal. Et rettet tal er nemlig en fejl, mens en note er en oplysning. Endelig gælder det, at en tabel med to kolonner og tre rækker sjældent er en tabel. Den er en sætning, der er blevet sat i kasser. Den læses hurtigere som prosa.
Effekter i cellerne
Farver, pile og harvey balls, altså de små cirkler, der er fyldt fra en fjerdedel til helt, kan gøre en tabel hurtigere at læse. De kan også gøre den til et tæppe af signaler, ingen kan huske betydningen af. Forskellen ligger i, om effekten erstatter noget, eller om den lægger sig oven i noget, der stod fint i forvejen.
I den udbyggede udgave af kaffebarens tabel er der kommet to kolonner til. Ændringen fra måneden før står med fortegn, med grøn eller rød skrift og med en pil, der peger samme vej som fortegnet. Pilen er ikke pynt. Rød-grøn farvesynsdefekt er udbredt nok til, at farven aldrig må stå alene om en forskel, og tallene bag den regel står i artiklen om farver i diagrammer. Fortegnet og pilen gentager med vilje det, farven siger.
Sammenligningen med månedens mål på 0,35 mio. kr. er lagt i en harvey ball i stedet for et tal. Det er det rigtige valg her, fordi spørgsmålet ikke er, hvor mange procent af målet man nåede. Spørgsmålet er, om måneden var i orden. Det svar aflæses hurtigere på en fyldningsgrad end på et procenttal. Til gengæld skal signaturen stå ved siden af, så læseren kan se, hvad en halvt fyldt cirkel dækker over.
Når tabellen slår diagrammet
Tabellen vinder, når de præcise tal er budskabet. Det gælder budgetter, priser, satser og alt, hvad nogen skal regne videre på. Den vinder også, når enhederne er forskellige, eller når dokumentet skal bruges som opslagsværk, hvor læseren søger ét tal ad gangen. Et diagram kan nemlig ikke tegne kroner, procent og antal i samme akse, mens en tabel bare giver dem hver sin kolonne.
Tabellen taber, når budskabet er en forskel, øjet skal kunne se. Skal to afdelinger holdes op mod hinanden på tværs af seks produktgrupper, ser man forskellen på et øjeblik i søjlerne og skal lede efter den i cifrene. Hvordan søjlerne bygges, står i artiklen om søjlediagrammet. Endnu tydeligere bliver det ved sammenhæng. En tabel med tolv temperaturer og tolv salgstal indeholder præcis den samme information som et punktdiagram af de samme tal. Alligevel kan ingen se sammenhængen i tabellen. Mønstret opstår først, når tallene bliver til positioner. Det er emnet for artiklen om punktdiagrammet.
En sidste praktisk grænse er pladsen. En tabel, der kun kan læses, hvis man går helt op til lærredet, hører hjemme i bilaget med en enkelt talrække på selve diasset. Hvad et dias kan bære, er emnet for artiklen om det gode diassæt.
| Godt til | Pas på med |
|---|---|
| Præcise tal, nogen skal regne videre på | Sammenhæng mellem to størrelser |
| Blandede enheder i samme opstilling | Sammenligning af mange kategorier på tværs |
| Opslag, hvor ét tal søges ad gangen | Gitterstreger omkring hver enkelt celle |
| Bilag og dokumentation | Tre rækker, der egentlig er en sætning |
Kort sagt
Tabellen er en diagramtype på lige fod med de fem andre. Den vælges, når præcision betyder mere end overblik. Den koder tal som cifre og er derfor langsom til at sammenligne og præcis til at aflæse. Byg den med streg foroven, forneden og under kolonneoverskrifterne, uden lodrette streger, med en blank linje for hver femte række fra ti rækker og op og med streg over og under sumrækken.
Højrestil tallene, giv dem det samme antal decimaler og skriv afrundingsenheden ét tydeligt sted. Effekter som pile, farver og harvey balls hjælper, når de erstatter en kolonne med tal, og skader, når de lægger sig oven i tal, der klarede sig selv. Og husk, hvad tabellen ikke kan. Den viser aldrig en sammenhæng, fordi den giver tallene cifre i stedet for positioner.